Planer wechseln, ohne etwas zu verlieren: Umzug in 15 Minuten

Die neue Planer-App ist gefunden, der Entschluss steht – und dann bleibt doch alles beim Alten. Nicht, weil die alte App so gut wäre, sondern weil dort hunderte Aufgaben liegen: Einkäufe, Projekte, „Irgendwann“-Ideen aus drei Jahren. Die gute Nachricht: Ein Umzug dauert keine Stunden, sondern etwa eine Viertelstunde – wenn du ihn in der richtigen Reihenfolge machst.

Warum Wechsel scheitern

Der häufigste Grund ist nicht Bequemlichkeit, sondern Verlustangst: Was, wenn beim Umzug etwas verloren geht? Also bleiben beide Apps parallel offen, nichts ist mehr vollständig, und nach zwei Wochen gewinnt die alte Gewohnheit. Der Trick ist, den Umzug wie einen echten Umzug zu behandeln: ein Termin, ein Karton, ein Weg – und vorher entscheiden, was gar nicht erst mit soll.

Schritt 1: Alles aus der alten App herausholen

Fast jede To-do-App kann exportieren – die Funktion versteckt sich nur gern:

• Todoist: Projekt öffnen → Menü (⋯) → „Als CSV-Datei exportieren“. Je Projekt eine Datei.
• TickTick: Einstellungen → Konto → „Sichern“ erzeugt eine CSV mit allen Listen.
• Google Tasks: über Google Takeout, oder schneller: die offenen Aufgaben markieren und als Text kopieren.
• Apple Erinnerungen / Notizen: Liste markieren, kopieren, als Text einfügen – eine Zeile je Aufgabe reicht.
• Papier und Zettel: werden schlicht abgetippt – das ist zugleich die erste Durchsicht.

Wichtig: Die Datei kurz öffnen und prüfen, ob die Titel lesbar drinstehen. Mehr muss sie nicht können. Projekte, Prioritäten und Unteraufgaben überleben den Umzug selten vollständig – das ist in Ordnung. Ein Umzug ist der richtige Moment, die alte Ordnung loszulassen: Die neue App hat ihre eigene, und die darf einfacher sein.

Schritt 2: Ausmisten – beim Umzug, nicht vorher

Viele schieben den Wechsel auf, „bis die Liste mal aufgeräumt ist“. Dreh es um: Der Umzug ist das Aufräumen. Erledigtes bleibt zurück – eine gute Import-Funktion lässt abgehakte Zeilen von selbst draußen. Und bei allem, was älter als ein Jahr ist, hilft eine ehrliche Frage: Würde ich das heute noch aufschreiben? Wenn nein, bleibt es im alten Archiv. Streichen ist keine Niederlage, sondern eine Entscheidung – mehr dazu in der Kunst der kurzen Liste.

Schritt 3: In die neue App einspielen

Jetzt zeigt sich, was die neue App taugt. Eine gute Import-Funktion erkennt man an drei Dingen:

1. Sie nimmt, was du hast: CSV-Dateien aus den großen Apps, aber auch eine schlichte Textliste – eine Zeile, eine Aufgabe.
2. Sie zeigt eine Vorschau, bevor sie etwas anlegt: wie viele Einträge, wie viele mit Datum. Keine Überraschungen.
3. Sie überschreibt nichts und lässt sich rückgängig machen. Ein Import, der Bestehendes anfasst, ist keiner.

Aufgaben ohne Datum gehören nach dem Import nicht auf „heute“ – sonst beginnt der erste Tag in der neuen App mit dreißig überfälligen Punkten. Besser ist eine eigene Ablage für „Irgendwann“, aus der du dir bei der Wochenplanung holst, was dran ist.

Und die Termine? Kalender ziehen getrennt um

Termine wohnen meist nicht in der To-do-App, sondern im Kalender – und Kalender haben seit Jahrzehnten ein eigenes Umzugsformat: die .ics-Datei. Google Kalender, Outlook und Apple Kalender exportieren sie alle. Die neue App sollte .ics sowohl einlesen als auch ausgeben können; dann bleibt der Kalender auch beim nächsten Wechsel beweglich.

Die wichtigste Frage: Kommst du auch wieder heraus?

Bevor du irgendwo einziehst, prüf den Ausgang. Eine App, die deine Daten nur hereinlässt, aber nicht wieder herausgibt, baut auf Bequemlichkeit statt auf Vertrauen. Achte auf einen vollständigen Export (JSON oder CSV), am besten jederzeit und ohne Abo-Zwang – und darauf, dass sich eine eigene Sicherung auch wieder einspielen lässt. Export ohne Import ist nur ein halbes Versprechen: Die Sicherungsdatei nützt dir wenig, wenn sie im Ernstfall niemand mehr lesen kann.

In DayBlock gehören beide Richtungen zusammen: Unter Einstellungen → Daten gibt es den Export (JSON, CSV, Markdown, .ics) und daneben den Import – für die eigene Sicherung, für CSV-Dateien aus Todoist und TickTick und für einfache Listen. Alles wird im Browser gelesen, nichts davon sieht der Server im Klartext, und jeder Import lässt sich mit einem Klick rückgängig machen.

Die erste Woche danach

Lösch die alte App nicht sofort – aber nimm sie vom Startbildschirm. Eine Woche Schonfrist als Archiv reicht; wer sie länger behält, pflegt heimlich zwei Systeme. Plane die erste Woche bewusst klein: drei Hauptsachen am Tag, der Rest wartet in „Irgendwann“. Wie sich die neue App anfühlen sollte, damit du sie auch an zähen Tagen öffnest, steht im Artikel zur Wahl der Planer-App.

Die Umzugs-Checkliste

1. Export in der alten App finden (CSV oder Text kopieren).
2. Datei kurz öffnen: Sind die Titel da?
3. In der neuen App importieren – mit Vorschau, ohne Überschreiben.
4. Erledigtes und Verjährtes zurücklassen.
5. Kalender als .ics-Datei nachziehen.
6. Alte App vom Startbildschirm nehmen, eine Woche als Archiv behalten.

Fünfzehn Minuten, und der Karton ist ausgepackt. Der Rest ist Alltag – und der wird in der App geschrieben, die du wirklich öffnest.